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烟台大学学生档案管理暂行办法

【来源】  【作者】  【发布时间】2009-10-12 11:01:54
 
                     第一章 总则

 第一条 为了做好学生档案管理工作,使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化,根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策规定,结合我校具体情况,制定本办法。
 第二条 学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务”的基本原则,坚持维护真实性和完整性的工作方针,实行学生处为主、院系为辅、统一存放、集中管理的办法。

                     第二章 档案的内容

 第三条 学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要,在校期间学生档案应不断充实以下内容:
1、招生材料:学生参加高考而录取的档案材料。
2、毕业材料:高等学校毕业生登记表、体格检查表、历年学习成绩表及毕业生就业通知书。
3、奖励材料:学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励的获奖证书(复印件)及其它奖励材料。
4、处分材料:学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等形式的各类处分材料。
5、贷款材料:国家助学贷款还贷情况证明材料。
6、组织材料:学生在校期间参加中国共产党、共青团的材料。
7、日常行为表现材料:学生在校期间日常行为表现的评语、鉴定材料。
8、可供组织参考的其他材料。

                     第三章 档案的借阅

 第四条 查、借阅档案者须是各院系党政领导、辅导员、导师等,其他人未经批准不得私自查阅、借阅学生档案。
 第五条 任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。
 第六条 档案一般不外借。如必须借出使用时,要由借阅单位写明情况,说明理由,注明归还时间,经双方领导批准后办理借阅手续。

                     第四章 档案的转递

 第七条 学生转学、退学、出国、未报到或死亡后,其档案按以下规定办理:
1、转学的学生档案按学生转入的学校转寄。
2、保留学籍出国在协议期满后未办理复学手续、勒令退学、开除学籍、退学、死亡等学生档案及当年未报到的新生档案,转回生源地招办。
 第八条 学生学籍在校内变动后档案的转递:
1、学生所在的原来院系应及时将学生学籍在校内变动情况告知学生处,以便将其档案转入学生所转入的院系。
2、转出转入的学生档案材料必须完整齐全,严禁扣留材料或分批转出转入。
 第九条 毕业生档案的转递
1、派遣到各地市人事局及具体用人单位或录取院校的毕业生,档案按照毕业生就业去向、录取院校地址转寄。
2、申请不参加就业、被用人单位退回的毕业生,其档案转回生源所在地人事局毕业生分配办公室。

                     第五章 纪律要求

 第十条 查阅、借阅档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。
 第十一条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,因工作需要须摘记档案内容时,应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管,不得私自存放。
 第十二条 查阅档案要在档案室,因特殊情况需借出时,应严格履行相关手续,并按规定日期归还。
 第十三条 任何单位或个人无权截留或扣发毕业生档案。
 第十四条 对利用职权违反档案管理工作要求的人员,由其主管部门责令改正,情节严重构成犯罪的,依法追究其刑事责任。
 
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