各学院：

    毕业生档案的整理转递工作是毕业生就业工作的重要环节，按照省有关部门的通知要求，为确保毕业生档案安全、准确、迅速转递到位，现将2019届毕业生档案转递的相关事宜安排如下：

一、工作要求

档案材料关系重大，要求严格，请各学院认真细致地做好相关工作。所有毕业生档案学院整理好后交到学生档案室，由学校统一寄送，毕业生本人不得自带。请各学院于6月5日到学生档案室大活103领取档案袋、档案转递通知单。先在学院装学生的大学、研究生材料，然后再按学生档案室的时间安排装其余材料。

二、档案内容

毕业生档案中包含的材料：

本科：（1）派遣证存根（2）毕业生登记表 （3）成绩单（包括修双专业同学的成绩单） (4) 档案转递通知单（5）学年考核表（6）体检表（7）中学档案（专科档案） （8）团员材料 （9）党员材料 （10）优秀毕业生材料等。（前四项为档案必装项，缺一不可，如缺则为问题档案）。

研究生：（1）派遣证存根（2）毕业研究生登记表（3）成绩单（4）档案转递通知单（5)体检表（6）大学档案（工作档案）（7）研究生录取登记表（8）学历学位证明（9）答辩与学位评定委员会决议（10）党员材料（11）优秀毕业生材料等

三、档案转递材料的整理及填写要求：

1、档案转递通知单以虚线为界上下共三联，上联为存根，以班为单位填好后需交回，交回时请注明班号。下两联需放入档案里。

2、邮件详情单上的档案编号、档案转递通知单上的编号和档案袋上的流水号均是档案室所给的物理编号。每一个毕业生物理编号是唯一的。切忌重号。

3、延期毕业和缓派学生，与正常毕业生一样编号和整理档案。

4、学院6月 20 日前提供带有学生姓名、档案编号、档案转递地址、收件人、联系电话的电子版EXCEL表，由档案室统一打印邮件详情单。档案邮寄的地址详细到接收单位及部门（具体到省、市、县、单位科室），切忌单位名称和地址不一致。升学和到用人单位的档案收件人、电话必须填写。档案收件人姓名、电话切忌填写学生本人。打印好的详情单随其他材料一块放在档案袋里不用粘贴。因学院提供地址错误造成档案错投或无法投递，影响毕业生就业的，各学院自行负责。

5、所装入材料姓名应与档案袋上所写姓名相符，一定要避免错装、漏装、多装的现象。

6、每装一项请在档案袋上对应项前打勾。打勾切忌涂抹，勾应打在方框内。

7、根据人社局的要求，档案袋上学生的姓名、身份证号、生源地等信息一定要填写。

8、各学院需将缓派、支援西部、缓考、缺档案必装项等同学以班为单位列一名单备用，正常毕业的学生名单不需要体现。名单需负责老师签字。

四、档案查询

1．毕业生档案转递工作结束后学生档案室将会把转递信息上传烟台大学就业信息网，学生可登录网站查询档案去向或微信烟大学子查询。

2．为不因档案转递影响学生就业以及日后工作，请让学生了解档案查询方式，在毕业后四个月内落实档案去向。

请学院负责老师提前做好安排，确保此项工作顺利完成。（时间安排、物理编号、缓发档案名单格式见附件）

                                                       学生工作处

                                                       2019年6月4日