各学院：

按照《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）和《山东省档案工作业务建设评价办法》（鲁档发〔2020〕2 号）的要求，高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。现将2023级本科生档案归档相关工作通知如下：

一、纸质档案要求

1. 高中档案、录取通知书、新生入学登记表（放入档案版）、高考电子档案（加盖教务处公章）为档案必放材料，学生党团材料由学院自行保存，以备后续发展工作所需，毕业时放入学生档案即可。

2. 各班学生档案按学号由小到大的顺序依次排列，档案上方附两份纸质版班级名单（格式参照附件1），名单顺序与档案排列顺序一致，退学和未报到学生的信息无须体现在班级名单中，已报到无档案学生的信息须体现在班级名单中，备注处标注“无档案”。电子版班级名单于归档当日拷贝到学生档案室。

3. 2022级转专业及预科班学生信息须在班级名单中体现，归档当日将其档案转入现所在班级。

二、学工系统操作内容

本学年启用学工系统学生档案管理模块，具体内容参照附件2操作指南。

请各学院按照附件3归档时间安排到西大活103进行此项工作，科教园区学院归档时间另行通知。

    联系电话：0535-6（90）2265

                      党委学生工作部（处）

                                                 2023年10月19日